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控制項目進度的十大方法,你都用過嗎?

2021-04-13  PM圈子
一張完美的圖紙不等于一棟堅實的大樓。

我們前期不管做多完美的計劃,后期具體實施的時候都會出現各種意想不到的變化。

計劃是會發生變化的,而這些變化來源于:

對于項目經理來說,一定要學會“在動態之中調整計劃”

所以,下面環環給大家推薦十個控制項目進度的方法。

1

項目里程碑點設置

這是幾乎所有項目經理都會做并且也需要會的方法。

2

項目關鍵點設置

項目關鍵點設置和項目里程碑點設置有何不同?

這個涉及到的是關鍵路徑非關鍵路徑。項目經理要特別注意在一個項目中,那些對項目本身影響更大的關鍵點能否按時完成。

采用80/20法則,對關鍵路徑(關鍵點)進行重點關注,對非關鍵路徑(非關鍵點)進行少關注,或者授權別人去關注。

對于一個項目成功與否,有時候就在于那幾個關鍵點。項目經理只要能把那幾個重要的關鍵點控制好,基本上項目延期的可能性就很低。

3

預警機制

什么叫預警原則?即人為的對項目進度進行把控和提醒相關人員。

對于項目經理來說,在項目關鍵路徑的把控上一定要設立預警機制,才能大大減少項目延期的可能性。

比如,一個項目的開發周期計劃為10天,那么做為項目經理絕不能在第10天的時候才去跟負責開發的技術人員溝通,因為他大概率會告訴你做不完,甚至還會找出上百個理由來回懟你。

所以,項目經理必須設立預警機制,在工期進行到一半的時候,就需要去跟開發溝通項目進度問題,千萬不能等到最后一天再去“提醒”對方,否則項目肯定會延期。

4

項目周報

其實很多公司都有周報,但是并不是所有的周報都發揮了作用。

比如,有的員工為了體現自己工作任務多、時間長,將一項工作拆成幾個。其實根本沒什么用。

下面這個項目周報模板大家可以作為參考。

此周報模板強調以結果為導向,讓項目經理和大領導能夠對項目一目了然。

5

項目月報

項目月報包括以下五個部分:

一、項目開發狀態總覽

二、本月重大事件


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3.

三、重大偏差原因分析

  • 所處階段

  • 進度偏差估計

  • 偏差原因分析

  • 人力資源偏差

  • 主要影響(包括已經能造成的影響和將要帶來的影響)

  • 對策措施(包括已采取的和將要采取的)

四、存在問題、困難和預警

  • 存在的問題和預警分析

  • 需要的幫助


五、下月工作計劃

1.
2.
3.

在企業中,要建立匯報機制。以項目經理為中心,所有項目相關信息匯集到給他,之后由項目經理發送給項目干系人。

6

項目甘特圖

甘特圖是項目經理日常工作中常用的工具,利用甘特圖,我們可以非常清晰的看到一個項目,每一項工作的完成時間和關鍵節點。

所以項目經理要做的,就是每天早晨上班,打開甘特圖,了解項目的進度情況、工作任務分配情況等,對整個項目進行監控。

因為很多項目的項目經理其實并不是專職的項目經理,我們每天需要留出30%的時間去監控項目進度。

(文末有獲取PM圈子整理的60個項目實用的甘特圖下載方式)

7

項目戰爭地圖

將整個項目做成一個完整的“戰爭地圖”,每一個人或部門的“作戰計劃”是什么,他們各自的時間節點是什么。這樣做是為了,讓每個人和部門,不僅僅了解自己部門的項目計劃,而且能跟整個項目的計劃相匹配,知道大家在做什么,進度結點都處于什么位置。

這樣有利于各部門之間的項目配合,方便推動整個項目運行。項目經理要制作一個項目“戰爭地圖”,及時的發布項目信息,讓整個項目組成員了解項目狀態。

比如像華為這樣的大公司,一般重大的項目都會有作戰指揮室進行統一的協調和管理。

8

項目狀態轉移表

每一個項目的狀態是怎樣的,項目經理要根據具體情況進行重點監控。保證項目在每一個環節的質量都通過驗收。

質量是一個項目的重要目標,如果在前期對質量把控不到位,后面整個項目都會受到影響。原本花一天時間對質量進行把控、監督就可以,但到后期可能需要花10天去返工,重復性工作增加。

所以在一些關鍵節點,比如項目立項評審、樣機測試、產品中試等關鍵節點,項目經理需要重點監控。

9

項目變更管理

這是很多企業都非常頭疼的事情。為什么呢?

因為企業沒有規范化的變更管理體系。

很多部門會打著所謂客觀事實的幌子,想怎么變就怎么變。今天客戶說往東走,PM就得調整往東走,明天客戶說往西走,PM就跟著往西走。有時候,客戶的一句話,可能讓整個項目部“瞎忙”一個月。

控制變更不是杜絕變更。變更的目的有兩個:

  • 提高變更的水平;

  • 減少變更次數。

需求發生變化是很正常的事情,但是不能無休止的隨意變。所以企業必須建立完整、規范的變更管理體系。

擁有規范的變更體系后,不要忘記找相關領導簽字確認。

每一次需求變更都需要找相關領導確認簽字。一方面是為了確認留底(保留證據),另一方面是為了反向影響客戶方慎重變更。畢竟每一次變更都去找領導確認,如果太過頻繁,也會引起領導注意,甚至會質疑他對項目管理的能力。

IT項目變更流程示例圖

10

項目溝通會議

項目經理每天都要開各種大小會議,包括但不限于:

  • 項目開工會

  • 項目周例會

  • 項目月度例會

  • 項目階段決策評審會

  • 項目結束會議

原本我們設想通過這些會議,明確項目目標,提高對項目的協調、理解能力讓項目能夠順利的推進下去。

但是,在很多實際情況中,會議成了很多人唯恐避之不及的事情。一個會議開好幾個小時,車轱轆話反復說,還沒有一個確定的結果,最后不了了之,浪費大家的時間。

那么,我們該如何開一個高效的會議呢?

有效實施項目進度控制,是項目成功的重要保障,是每一個項目經理必須非常重視的工作。

以上,希望對大家在實際工作中有所幫助。

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